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要件定義（要望のまとめ方）
でも、要件定義とは、何するのか？また、依頼者として何をすれば良いのかが分らないと思います。
今回は、要件定義で何をするのか、どう自分たちの要望を伝えたら良いのかをお伝えしたいと思います。
要件定義での作業
要件定義と聞くと堅苦しいイメージですが、実際には、単なる打ち合わせです。
- システム制作依頼者の要望する内容をシステム制作者がヒアリングします。
- そのヒアリング内容を基に「要件定義書」なる書類を作成します。
- システム制作依頼者は、「要件定義書」を確認し自分の依頼通りであればOK、違っているならば１へ戻ります。
「要件定義」ではなく、「要望聴取打合せ」、「要件定義書」ではなく、「要望をまとめた書類」と言った方が分りやすいですかね。
要望の洗い出し
システム制作会社との打ち合わせの時に、あれもしたい、これもしたいと脈絡もなく並べてもシステム制作者にとってはチンプンカンプンで混乱したり、正しく伝わらなかったりします。
先ずシステム化によって改善したい業務をまとめて下さい。簡単に言えば、現在、どの様に行っていて最終的にどの様にしたいという道筋を洗い出します。
例えば、
- 「見積書」「発注書」「請求書」は、テンプレートが異なるだけで、内容は同じなのに、今は、同じ内容をそれぞれ打ち込んでいる。１回入力すれば、全て印刷が出来るようにしたい。
- 製造工程で、現在、どの商品が、どこの工程をどのくらい流れているかを製造ラインに見に行かないと把握できない。それを完成させるまでに、どのくらいの期間がかかるか把握するのに時間がかかる。システム化し容易に把握できるようにしたい。
- 営業所ごと、担当者ごとの売上推移、前年比率、等の業績を表に出力したい。加えてグラフでも出せるようにしたい。
社内で会議等を開いて頂き、この様に最終的な目的を洗い出して下さい。この様な要望を、いくつお持ちでも構いません。
依頼の伝え方
上記の「要望の洗い出し」で出てきた要望が出てきたところで、下の順番に従ってシステム制作会社に伝えて下さい。
- 自分の会社は、何をしている会社か。（会社の業務全体像をお話しください）
- システム化によって改善したいのは、どこの業務か。
- その業務は、今はどの様に管理しているのか。（Excel、紙、等）
- システム化によって、どのように改善したいのか。（「要望の洗い出し」で出てきた要望）
簡単に言えば、どなん仕事をしていて、どんなことで困っているのかです。これらを伝て頂くことで、おおよその全体像が把握できます。
いきなり要望だけ伝えてこられる方がおられますが、業務の内容が確認できないと、システムプロセス、分かりやすく言うと、システム化した時の入力タイミングや印刷出力が設計できません。
要望の分解（項目の洗い出し）
要望が決まったら、それを分解していきます。
まず、「要望の洗い出し」で出てきた要望を満たすために必要な管理項目の洗い出しを行います。
加えて、それに関連する業務もシステム化する可能性がありますので、それを管理するために必要な項目も洗い出しておきます。
例えば、
得意先名、商品名、単価、仕入れ値、個数、等
現在、管理しているExcelや紙があるようであれば、そこから項目を抽出すると良いでしょう。
ただし、重要なのは、本当に必要な情報か否かを十分に見極めることが必要です。
使いもしない項目をシステム化しても使用しなかったり、無駄に入力作業が増えるだけになりシステム化のマイナス要因となってしまいます。
また、洗い出した項目に、どんなデータが入るか、
例えば、
全角のカタカナが入る、半角数字が入る、半角アルファベットと数字、記号が入る、等。
及び、開示できる実際のデータ、もしくは、サンプルデータを用意し提示できるようにしておくと完璧です。
また、洗い出した項目の中で、この情報がないと業務が進行できない項目。つまり、必須項目を決めておいてください。
INとOUT
「要望の分解（項目の洗い出し）」で出てきた項目が、答えを出すための要素になり、「要望の洗い出し」で出てきた要望は答え、つまり、結果となることが分かると思います。
システムは、この様にIN（要素）があり、OUT（結果）を出すということの繰り返しになります。
例えば、売上推移グラフをシステムで出力したいとなった場合、
月ごとの売上集計結果がないとグラフは作れません。つまり、月ごとの売り上げ集計結果が結果となり、売上日、商品、単価、売上数量、等は、月ごとの売り上げ集計結果を出すための要素となります。
これららの要素を短時間で分類し、計算し、集計するのがコンピュータの役割、システムの役割なのです。
誰が見るのか
最後に、今までの「要望の洗い出し」「要望の分解（項目の洗い出し）」で出てきた要素や結果について、入力、出力タイミングを確定します。
- 「要望の洗い出し」で出てきた内容は、誰が見たいのか？
- 「要望の分解（項目の洗い出し）」で出てきた項目は、誰が入力するのか？
つまり、業務工程で、どのタイミングで入力し、どのタイミングで出力するのかを決める必要があります。
特に入力タイミングに関しては、一度で全てが、そろわないことが多いですので業務工程を進めながら複数の担当者の入力で情報をそろえるようになります。
してはいけない事
何も要望をまとめず、社内での取りまとめ打ち合わせも行わずに業務の関係者全員を集めてシステム制作会社との打ち合わせに臨む事は止めた方がよいと考えます。
システム制作会社に要望を伝えるのではなく、社内の業務改善会議になってしまいます。
業務に関係する全ての担当者の意見をシステム制作会社に吸い上げてもらいたいという気持ちはわかりますが、それを行ってしまうと意見が、まずまとまりません。
また、各人の希望を全てを吸収させてしまうと、機能が増加したり、年に一度程度発生するようなイレギュラーな事例までシステム化することになり、無駄な項目や機能が追加され、工数が増えると同時に使いにくいシステムとなってしまいます。
まず、社内でよく打ち合わせを行い意見をまとめた後にシステム化を推進される代表者数人でシステム制作会社と対峙し打ち合わせを行うとスムーズに進みます。
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